В России происходят странные перемены: сотрудники перестают ходить на работу, а руководители компаний только поощряют эту практику. Столичные менеджеры по примеру своих западноевропейских, японских и американских коллег отдались новому модному увлечению, которое называется «мобильный офис».

Мобильная связь уже перевернула быт современного человека, в корне изменив его способы общения с миром. Теперь технологические компании идут дальше - они хотят сломать существующую практику ведения бизнеса.

У современных руководителей больше нет времени, чтобы ежедневно ставить задачи менеджерам. Владельцы определяют стратегическое направление бизнеса, выделяют ресурсы и вводят критерии контроля. И с этого момента, по мнению оптимистов, оснащенный ноутбуком и мобильным телефоном менеджер свободен в своих действиях.

В свою очередь «техноскептики» относятся к концепции «мобильного офиса» с недоверием и подозревают, что это не более чем очередная новомодная теория. Она была придумана западными профессорами, получающими гонорары от технологических компаний, продукцию которых покупатели уже не сметают с полок за несколько дней.

Критики, желающие выглядеть объективными, обращают внимание на то, что управление - это довольно консервативная наука и все последние смелые теории в области менеджмента являются не более чем новыми одеждами прежних механизмов управления.

И все же руководители и менеджеры, которые решились на затраты и попробовали работать в условиях «мобильного офиса», считают, что обратно дороги нет. С ними произошел примерно то же, что с московскими строителями в середине 90-х годов прошлого века: поработав некоторое время на немецкой технике, они были не в состоянии от нее отказаться.

Стандартный набор «мобильного» менеджера включает в себя устройство, предназначенное для ввода информации и работы с ней, а также средства связи, обеспечивающие доступ в Интернет или к внутренней корпоративной сети. В европейских странах, США и Японии этот джентльменский набор становится обязательным для сотрудников, проводящих значительное время в разъездах. Теперь транснациональные корпорации начали продвигать подобные схемы за пределы стран «большой семерки». Впереди, естественно, технологические компании.

Монстры задают тон

Когда руководитель представительства Oracle Борис Щербаков только начинал свою карьеру в одной из западных компаний, его удивляло, почему сотрудники могут прийти в 11 часов утра или позже, а уйти раньше, чем в 18.00. Сейчас, более чем десять лет спустя, он сам поддерживает такой стиль работы своих сотрудников. «Для меня неважно, где в настоящий момент находится сотрудник, - объясняет Щербаков. - Главное, чтобы выполнялись обязанности. Если нет результата, то какая разница, где работа не сделана - в офисе или в другом месте? Присутствие сотрудника обязательно только во время планирования и «мозговых штурмов». Таков западный подход к работе, который требует от руководителя навыков управления и умения делегировать полномочия. А от сотрудника - умения работать без «палки».

Конкурентная среда бизнеса заставляет менеджеров все больше ездить по регионам, лицом к лицу встречаясь с потенциальными партнерами. Несколько лет назад существовала даже концепция маркетинга F2C (face to customer), которая подразумевала, что успешный продавец 80% рабочего времени проводит вне офиса. Борис Щербаков считает подобный хронометраж абсурдным, но уверен, что для эффективной работы сотрудники должны поддерживать тесные контакты с клиентами.

Впрочем, компании сектора hi-tech - это не единственный канал проникновения «мобильных офисов» в Россию. Например, Procter & Gamble в 2002 году создала систему поддержки продаж MARS. Никакого отношения к шоколадным батончикам эта аббревиатура не имеет, название проекта расшифровывается как Mobile Automated Retail Sales. Эта система сейчас используется во всех представительствах Procter & Gamble в Центральной и Восточной Европе, на Среднем Востоке и в Африке. Менеджеры компании развозят продукцию мини-фургонами. Каждый сотрудник снабжен карманным компьютером Palm и мини-принтером, и это позволяет распечатать вне офиса необходимые документы или получить информацию о товаре. В России и на Украине поддержку проекта осуществляет компания «Аплана». По словам сотрудников P&G, «мобильный офис» позволяет менеджеру обслуживать большее количество точек за счет снижения временных затрат на работу с бумажной документацией и ускорения доступа к информации.

Другой «миссионер» - компания Nestle, которая вместе с Fujitsu-Siemens Computers и украинским системным интегратором K-Trade организовала мобильные офисы на Украине. Каждый менеджер Nestle, отвечающий за поставки товаров в торговые точки, получил КПК, на который в начале рабочего дня загружается информация о маршруте, спросе на определенные товары и наличии продукции на складе. Всего было мобилизовано около 430 сотрудников Nestle более чем в 30 городах Украины. Обновить информацию менеджер может только в точке синхронизации в офисе Nestle. Доступ к мобильному Интернету проектом не предусмотрен, хотя, как поясняют представители Fujitsu-Siemens, технически реализовать это было возможно. Сотрудник ИТ-департамента украинского офиса Nestle Марк Шварцберг говорит, что создание «мобильного офиса» позволило добиться существенной экономии и сократить сроки выполнения заказов.

Эпидемия идет по России

Работники российских технологических компаний стараются не отставать от международных корпораций. Сотрудники TopS BI также много времени проводят в переговорах с заказчиками. Но и атмосфера офиса не всегда способствует сосредоточенной работе над контрактами, поскольку другие вопросы, да и просто шум, могут отвлекать внимание специалиста и тормозить оперативное выполнение задачи. Борис Коновалов, вице-президент компании, считает полезным, если сотрудник выполняет подобную работу дома. «Вне офиса материалы готовят точно к назначенной дате, и они получаются качественнее, - отмечает Борис Коновалов. - При этом наличие мобильной связи дает уверенность, что в случае необходимости сотрудник может получить всю нужную информацию из офиса и, в свою очередь, сам может предоставить материалы, если они понадобятся».

Oracle и TopS BI, как и другие технологические компании, придерживаются проектного метода работы, поэтому им легче внедрить принципы «мобильного офиса».

Аудиторы и консультанты, как и компьютерщики, работают над каждым проектом в среднем около одного месяца. Постоянное место в офисе им нужно лишь один-два раза в неделю на несколько часов. Для того чтобы обеспечить работников другими «мобильными» инструментами, компании выдают своим сотрудникам ноутбуки и средства связи. В аудиторско-консультационной группе «Развитие бизнес-систем» количество стационарных и мобильных компьютеров (ноутбуков и КПК) соотносится как один к пяти. «География наших клиентов очень широка. Инструменты «мобильного офиса» позволяют обеспечить интеграцию специалистов в рабочий процесс с момента приземления в аэропорту», - говорит генеральный директор группы Игорь Пикан.

Дмитрий Бабушко, региональный менеджер по продажам в Восточной Сибири и на Дальнем Востоке компании «Алтан» (производит макароны), от трех до пяти дней в неделю проводит в командировках. «Раньше я не мог в поездке контролировать текущие задачи. Приезжая домой, находил в электронной почте до ста сообщений, причем некоторые требовали мгновенной реакции. После того как компания выдала мне ноутбук и отладила внутренние коммуникационные процессы, я своевременно получаю все необходимые данные. Даже партнеры иногда удивляются, откуда такая информированность», - рассказывает Дмитрий Бабушко. «Мы внедрили систему в 2003 году. Пока сложно говорить об экономическом эффекте, - поясняет генеральный директор «Алтана» Валерий Покорняк. - Но уже сейчас понятно, что «мобильный офис» повысил прозрачность нашего бизнеса. Многие проблемы и возможности стали видны более отчетливо».

Впрочем, система «мобильного офиса» вполне применима и в условиях непрерывного бизнеса. Кондитерское объединение «СладКо» в прошлом году внедрило такой принцип работы. По словам генерального директора компании Гарри Вилсона, «результаты превзошли все ожидания», поскольку применение этой системы позволило менеджерам «СладКо» сэкономить время принятия решений и оперативнее реагировать на изменения внешней среды или действия конкурентов.

«Мы не московская компания, - рассказывает Вилсон, - львиная доля наших продаж приходится на регионы, поэтому я нахожусь в Москве не больше 6 - 7 дней в месяц. Моя семья живет в Санкт-Петербурге, там я провожу выходные. По понедельникам обычно вылетаю в Екатеринбург, а затем в другие города, входящие в сферу интересов компании. Наш директор по персоналу живет в Екатеринбурге, а директор по производству - в Минске. Благодаря современным технологиям это не мешает нам эффективно управлять бизнесом».

Оборотная сторона мобильности

Директор по маркетингу компании SmartPhone Labs Илья Чернецкий видит преимущество мобильных технологий еще и в том, что появляется возможность использовать «мертвое» время между деловыми встречами вне офиса.

Работать в любом месте в любое время - заветная мечта каждого трудоголика. Большинство опрошенных «Ко» менеджеров сходятся на том, что использование «мобильного офиса», с одной стороны, обеспечивает большую свободу, а с другой - порождает новые проблемы. Екатерина Крымова, менеджер по связям с общественностью Fujitsu-Siemens Computers, призналась: «Коммуникационные технологии заставляют меня работать тогда, когда я работать в принципе не должна. Но поскольку мне все равно приходится решать срочные задачи, то без «мобильного офиса» я занималась бы ими гораздо дольше».

Впрочем, предполагать, что российские «мобильные» менеджеры потеряют право на отдых, было бы преждевременно: победному шествию таких технологий в России мешает традиционное русское бездорожье. «Не так давно наши консультанты вели проект в одном из крупных металлургический предприятий, - поясняет представитель российской компании, занимающейся управленческим консалтингом, пожелавший остаться неназванным. - Выяснилось, что на заводе вообще нет доступа в Интернет, а чтобы его обеспечить, нужно «тащить» волоконно-оптическую линию через десятки километров тундры или устанавливать связь через спутник. На другом проекте нам приходилось платить очень большие деньги за пересылку документов через DHL. Причина в том, что сотовые телефоны и другие средства связи прослушивались. В таких условиях ни о каком «мобильном офисе» не может быть и речи».

Западные коллеги российских консультантов настроены более оптимистично.

«Мы создали в компании внутреннюю сеть, к которой наш сотрудник может подключиться из любой точки мира - рассказывает представительThe Boston Consulting Group, - это очень упрощает доступ к обмену информацией. Вместе с тем я считаю, что сейчас рано говорить о том, что менеджеры «отвязаны» от офиса. В нашем бизнесе никакие средства коммуникации не смогут заменить личного общения».

Конструктор вместо кабинетов

По утверждению руководства японской компании Epson, к 2005 году половина европейских менеджеров будет работать вне офиса. Epson полагает, что офис - это способ организации труда, появившийся в постиндустриальной экономике. Он пришел на смену конторе, которая выполняла функции «мозга» в индустриальную эпоху. С наступлением информационного века меняется и организационная структура предприятий. Центры ответственности перераспределяются, все больше прав делегируется нижестоящим звеньям, которые становятся автономнее. Границы офиса в этой связи размываются. В будущем он сильно изменится и будет, видимо, состоять из трех крупных частей: ядра сотрудников, которые постоянно находятся в офисе, «мобильных» менеджеров, собирающихся вместе лишь для обмена мнениями и корректировки целей, а также организаций, оказывающих постоянные услуги аутсорсинга. Это повлечет за собой большое количество изменений в корпоративной культуре, системе мотивации.

Такие тенденции уже отражаются в новом планировании офисного пространства, на что обратили внимание производители мебели. Компании отказываются от помещений коридорного типа, отдавая предпочтение большим открытым залам. Такая концепция позволяет оперативно перегруппировывать отделы, расширять рабочие группы, формируя их из разных сотрудников.

«За рубежом сегмент мебели для «мобильного офиса» развивается очень активно, - рассказывает начальник отдела маркетинга мебельной компании A&A Игорь Копырин. - У менеджера есть рабочее кресло и мобильная стойка для ноутбука. Пока сотрудника нет, его стойка находится у стены. Когда он приходит, то быстро организует свое рабочее место, подключается к корпоративной сети и через считанные минуты готов к работе. Передвижные перегородки, модульные столы - вся эта мебель предназначена для того, чтобы офис стал «мобильным» и легко трансформировался для решения различных задач. Эта система очень популярна на Западе у A&A подобную мебель закупают такие компании, как, например BP».

На XV Международной мебельной выставке, которая прошла в ноябре в Москве, несколько мебельных украинских и белорусских фабрик объявили, что начинают продвигать на рынке концепцию «мобильного офиса».

Дизайн и поддержка: Silicon Taiga

Обратиться по техническим вопросам