Отечественные разработчики не упускают из виду основные технологические тренды отрасли ECM - облачные вычисления, мобильные приложения и социальные сети. Цифровой стиль жизни, когда человек постоянно к чему-то подключен и постоянно доступен, потребует пересмотра всех бизнес-моделей. Кирилл Соколов, менеджер по развитию продуктов, Логика бизнеса 2.0, считает, что этот феномен уже сейчас надо учитывать при проектировании новых версий систем и представил дорожную карту развития решений "Логика ECM" до 2014 г.

Иван Ласкин, руководитель направления СЭД ТЕЗИС HAULMONT, кроме привычных уже "облаков" и мобильности, среди новых трендов отметил расширение функциональности СЭД. Это подразумевает автоматизацию специфических бизнес-процессов и тесную интеграцию с ERP. Использование мобильных устройств также приводит к появлению новых бизнес-требований и функций в СЭД.

Вопросы безопасности по-прежнему актуальны

Безопасность следует рассматривать как стратегию, считает Евгений Питолин, генеральный директор, "1С-Эффективность". В подтверждение своего тезиса он привел данные "Лаборатории Касперского" - в 2012 г. было зафиксировано 3 млрд инцидентов в области информационной безопасности. Поэтому построение защищенных решений СЭД очень важно для организаций, при этом следует обращать внимание на две категории угроз - внешние и внутренние.

Если с защитой от внешних угроз, таких как кража, мошенничество и шпионаж, все более-менее понятно и накоплен опыт противодействия, то внутренние угрозы (саботаж, инсайд) все еще представляют серьезную проблему.

Банки в авангарде электронного документооборота

Банковский сектор всегда входит в число "передовиков" развития ИТ, это касается и применения технологий ECM. Автоматизация документооборота давно уже рассматривается банками в более широком контексте, нежели обслуживание работы канцелярии. Об эволюции СЭД в крупном розничном банке рассказал Андрей Джанбаев, начальник управления архитектуры ИТ-систем, "Хоум Кредит энд Финанс Банк". За это время был пройден путь от стихийной автоматизации на основе общих папок и электронной почты до комплексной системы. По его словам, важно, чтобы система росла вместе с заказчиком, если бизнес развивается очень быстро, иначе приходится менять платформу. В числе важных критериев выбора - интеграция с SAP и возможность реализовать решения в парадигме Case Management, чтобы быстро решать разные бизнес-задачи.

Алексей Корнилов, советник председателя правления Евразийского банка развития, также ставит во главе угла способность ИТ к динамичным переменам. Это должно быть поддержано на уровне архитектуры. СЭД приходится брать на себя некоторые функции Enterprise Service Bus, чтобы упростить взаимодействие со множеством других подсистем. Внедренное в банке решение от компании BB Software кроме реализации обычных функций документооборота заменило ряд еще не настроенных к началу операций компонентов учетных систем - проект по автоматизации проходил параллельно с запуском основного бизнеса, на что было отведено всего несколько месяцев после подписания межправительственного соглашения о создании ЕБР.

Надежда Скворцова главный специалист департамента ИТ МСП Банка, рассказала об опыте автоматизации документооборота на платформе CompanyMedia. По сути была внедрена не просто учетная система работы с документами, а корпоративная платформа поддержки выработки и принятия решений, информационной поддержки бизнес-процессов банка. При том что по техническим показателям между всеми СЭД существует определенный паритет, на первый план выходит человеческое взаимодействие, качество отношений с клиентом и, по мнению Сквороцовой, компания "Интертраст" в полной мере продемонстрировала это.

Региональная информатизация продолжает развитие

Региональная информатизация остается одним из приоритетов развития ИКТ в госсекторе в 2013 г., а СЭД сегодня стали критически важными компонентами управления. До сих пор существенным тормозом на пути к электронному документообороту было нежелание первых лиц самостоятельно работать в СЭД. Ситуация изменилась с появлением мобильных клиентов.

Александр Антонов, начальник Управления информатизации Пензенской области, в своем докладе отметил, что руководители очень быстро привыкли мобильному приложению iDocs от компании "Интертраст" и стали настоящими сторонниками электронного документооборота. Теперь в планах на 2013 год доведение СЭД до уровня муниципалитетов и сельских поселений.

Александр Албычев, директор департамента информатизации Тюменской области, акцентировал внимание на том, что внедрение СЭД надо готовить - сначала нужно изменить нормативную базу, включая инструкции по делопроизводству, и принять нормативные документы, обеспечивающие эксплуатацию СЭД. Он также подтвердил актуальность мобильных приложений для руководителей, которые таким образом гораздо активнее включаются в бизнес-процессы. Важной задачей на 2013 год в Тюменской области считают создание единого IP-VPN пространства, чтобы обеспечить защищенный документооборот в масштабе региона. На сегодня в СЭД уже обработано 2,2 млн документов и 4,5 млн заданий, более 90% корреспонденции между ОИВ передается в электронном виде.

Александр Селютин, руководитель Комитета информатизации и связи Республики Коми, говоря о достигнутых результатах внедрения СЭД, привел следующие цифры: к системе подключено 100% из 31 органа госвласти в республике, 25% госучреждений стали участниками межведомственного документооборота, началось пилотное внедрение СЭД в муниципалитетах. Часто использованию СЭД мешает психологический барьер - люди предпочитают продолжать пользоваться привычной электронной почтой для обмена документами. Конечно, можно было всех заставить работать в СЭД, но в республике Коми поступили по-другому: решили, что СЭД должна завоевать симпатии пользователей своими более богатыми возможностями и удобством, что и увенчалось успехом.

В целом можно констатировать, что время пилотных проектов прошло. СЭД в регионах работают в режиме промышленной эксплуатации и, сбой в работе или полная остановка системы может оказаться серьезной проблемой. В связи c нашумевшим падением метеорита в Челябинской области представители РОИВ из разных субъектов федерации заявили, что меры по обеспечению катастрофоустойчивости СЭД пока принимаются недостаточные, резервных дата-центров еще не создано. Однако важность этого очевидна и такие задачи в планах стоят.

ЭДО в финансовом учете - барьеров больше нет

Хотя новый российский гражданский кодекс допускал использование в электронном виде договоров и актов, счет-фактура все равно должен была быть на бумаге. А если хоть один документ из обязательного комплекта бумажный, то и всю транзакцию в электронном виде провести нельзя. Наконец, в мае 2012 года вступил в силу приказ ФНС № ММВ-7-6/138, утверждающий формат электронных документов, что необходимо для обмена юридически значимыми электронными счетами-фактурами (ЭСФ) и рядом других документов в электронном виде. Таким образом, последняя формальная препона на пути электронного документооборота исчезла.

В целом по России в год готовятся 13 млрд комплектов первичных документов, и львиная их доля приходится на отрасль ритейла, где каждая отгрузка товара сопровождается пакетом бумаг. Иногда в магазины приходится отправлять целые грузовики с документами вместо продуктов. Таковы были до сих пор требования законодательства.

Алексей Митин, координатор проектов ЭДО "Реал Россия", рассказал об опыте перехода к безбумажному взаимодействию со своими контрагентами. Один гипермаркет генерирует около 28 тыс. заказов в год, что приводит к обработке порядка 500 тыс. пакетов первичной документации для компании в целом, при этом расходуется более 150 тыс. листов бумаги только для согласования ценовых листов. Пакет первичной документации, переведенный в электронный формат, дает 40 руб. экономии, так что крупному ритейлеру определенно есть за что бороться.

Дмитрий Капралов, начальник информационно-аналитического управления компании "Учетно-финансовый сервис", поддерживающей компании "КЭС-Холдинга" в сфере бухгалтерских услуг и налогового учета, привлек внимание к задаче создания общих центров обслуживания, что в холдинговых структурах позволяет добиваться существенного снижения издержек. Однако функционирование таких центров невозможно без внедрения СЭД в силу обычно присущей большим компаниям географической распределенности.

Документы сканируются в филиалах и в электронном виде передаются в единый центр обслуживания, где принимаются к учету. Внедрение системы еще продолжается, но уже можно говорить об эффективности: трудозатраты на подготовку комплекта документов по встречной проверке сократились в 3 раза.

СЭД в ИТ-ландшафте

Чтобы обеспечивать выполнение сквозных бизнес-процессов, СЭД обязательно должна работать в режиме интеграции с другими корпоративными системами, в первую очередь с ERP. Потому что для принятия решений менеджерам нужны не только документы, им также нужны данные из учетных систем.

На проблемных вопросах интеграции корпоративных СЭД и ERP остановился Владимир Лукоянов, руководитель Центра управления сертификатами и ИТ специализированного депозитария ВТБ. Преимущества интегрированного решения многим уже очевидны: единая для СЭД и ERP программная и (или) аппаратная платформа, использование единых стандартов форматов электронных документов, общее для СЭД и ERP пространство сертификатов ключей ЭЦП, единая нормативная база. Однако у этого подхода есть и недостатки, в первую очередь это значительные затраты на проект, а также трудность объединения в одной системе функций СЭД и различных ERP.

Обычно компании не сразу приходят к пониманию необходимости внедрения СЭД, потому что многие базовые функции документооборота реализуются общесистемными средствами, как, например, стеком решений Microsoft - SharePoint, Lync, Outlook и, конечно, Office. О своем опыте перехода от использования "подручных" средств к профессиональной СЭД рассказал Константин Мосягин, директор по информационным технологиям и системам Vesta Trading. В частности, не покрывались такие задачи как постановка и контроль поручений, создание протоколов встреч и совещаний, издание внутренних приказов, распоряжений и регламентов в связке с процедурой их согласования и доведения до исполнителей. Попытка самостоятельной разработки решения на платформе SharePoint и портале SilverLight была признана неуспешной. В результате решили обратиться к специалистам - решение от WSS Consulting было внедрено за 3 месяца и решило многие проблемы документооборота.

Сегодня многие российские СЭД по своим техническим характеристикам отнюдь не уступают западным ECM. Тем не менее, наблюдается существенное различие в целях проектов по внедрению СЭД в России и на Западе. Если у нас во главе угла стоит контроль исполнения и формальное следование регламентам, то на Западе приоритет отдается активному вовлечению сотрудников и клиентов компании в деловые процессы путем создания более эффективных сценариев взаимодействия между людьми.

Эта приверженность бюрократическому стилю управления сводит почти к нулю технологические преимущества новейших ECM при их использовании в российских проектах - мобильность, социальное взаимодействие и облачные платформы, потому что для реализации функций традиционного документооборота достаточно решений пятнадцатилетней давности. Только привнесение в практику новых бизнес-сценариев использования СЭД может сделать эти системы реально полезными в бизнесе.